Nezbytné doklady a informace pro vyhotovení notářského zápisu o:

a) rozhodnutí jediného akcionáře při výkonu působnosti valné hromady nebo

b) rozhodnutí valné hromady akciové společnosti

informace musí být sděleny a doklady musí být předloženy notáři v originále nebo v úředně ověřené kopii alespoň 5 pracovních dnů před požadovaným termínem konání valné hromady nebo rozhodnutí jediného akcionáře při výkonu působnosti valné hromady:

Doklady nezbytné pro vyhotovení notářského zápisu obecně:

  • Výpis z obchodního rejstříku společnosti (výpis z obchodního rejstříku Vám na požádání vyhotovíme),
  • Stanovy společnosti v jejich posledním úplném znění, jak je založeno ve sbírce listin rejstříkového soudu (pokud úplné znění nebylo vyhotoveno: původní stanovy, popř. notářský zápis obsahující poslední úplné znění stanov a doklady o tom, kdy a jaké změny byly dosud přijaty; pokud byly stanovy vyhotoveny nebo naposledy měněny v naší kanceláři, postačí sdělení bližších údajů pro jeho vyhledání),
  • Návrhy usnesení valné hromady nebo rozhodnutí jediného akcionáře (v případě většího rozsahu, též v elektronické podobě),
  • Pozvánka na valnou hromadu (v případě akcií na jméno) nebo kopie oznámení o konání valné hromady v celostátně distribuovaném deníku dle stanov a v obchodním věstníku (v případě akcií na majitele) - neplatí pro rozhodnutí jediného akcionáře – viz § 190 obch. zák., - náležitosti pozvánky viz § 184 odst. 5,6, příp. 7 obch. zák., u změny stanov i § 184 odst. 8 obch. zák., u zvýšení zákl. kapitálu § 202 odst. 2-5 obch. zák, u snížení zákl. kapitálu § 212 obch. zák.,
  • Obsah protinávrhů k návrhům, jejichž obsah je uveden v pozvánce na valnou hromadu nebo v oznámení o jejím konání doručené společnosti do pěti pracovních dnů před dnem jejího konání (§ 180 odst. 5 obch. z.) s výjimkou návrhů na volbu konkr. osob do orgánů společnosti,
  • Uveřejnění protinávrhu akcionáře s jeho stanoviskem nejméně 3 dny před oznámeným datem konání valné hromady,
  • Prezenční listina s náležitostmi dle § 185 odst. 2 a § 188 odst. 3 obch. zák. a dále
    • a) u společnosti s akciemi listinnými znějícími na majitele - listinné akcie
    • b) u akcií znějících na jméno - výpis ze seznamu akcionářů s podpisem osob oprávněných jednat jménem společnosti, jejíž valná hromada se koná (vzor výpisu ze seznamu akcionářů Vám na požádání poskytneme) - listinné akcie
    • c) u společnosti se zaknihovanými akciemi - výpis z SCP k rozhodnému dni
    • d) u společnosti s kótovanými akciemi - způsob stanovení rozhodného dne (na základě stanov, rozhodnutím předchozí valné hromady nebo na základě zákona)
  • Průkazy totožnosti fyzických osob,
  • Je-li některý z akcionářů právnickou osobou: výpis z obchodního rejstříku této právnické osoby nebo jiný doklad o existenci této právnické osoby a jejím statutárním orgánu dle práva platného ve státě, kde je její sídlo a informace o tom, kdo bude na valné hromadě jednat jejím jménem, (výpis z obchodního rejstříku české právnické osoby Vám na požádání poskytneme)
  • Bude-li některý z akcionářů zastoupen, též příslušná plná moc s úředně ověřeným podpisem.

Doklady a informace k jednotlivým změnám:

Ke změně obchodní firmy

nesmí být zaměnitelná s již existující obchodní firmou a nesmí působit klamavě a musí obsahovat označení „akciová společnost“, „akc.spol.“ nebo „a.s.“ (viz ust. §10, § 154 odst. 2 obch. zák. a § 200da o.s.ř.):

K předmětu podnikání

viz. z.č. 455/1991 Sb., živnostenský zákon, v platném znění (druhy živností, živnosti ohlašovací - řemeslné, vázané, živnosti volné, živnosti koncesované)

K sídlu

musí být určeno adresou, kde společnost sídlí skutečně (místem, kde je umístěna její správa a kde se veřejnost může s právnickou osobou stýkat); sídlo společnosti může být v bytě, pouze v případě, že je to slučitelné s jejím účelem a odpovídá to i povaze a rozsahu její činnosti (§ 19c obč. zák.); postačí však, když zakladatelský dokument uvede namísto adresy sídla jen obec, kde je umístěno sídlo společnosti. K zápisu do obchodního rejstříku (dále jen „OR“) však společnost musí ohlásit plnou adresu svého sídla (obec, část obce, ulice, č.p. budovy, PSČ) a předložit níže uvedené doklady. Bude-li sídlo v zakladatelském dokumentu určeno přesnou adresou a nikoli jen obcí, v níž se nachází sídlo společnosti (a dále též vždy, kdy notář bude požádán o přípravu návrhu na zápis změny společnosti do OR):

  • Souhlas vlastníka (je-li jich více, souhlas nadpoloviční většiny vlastníků) budovy, v níž bude sídlo umístěno (vzor souhlasu vlastníka s umístěním sídla Vám na požádání poskytneme),
  • Výpis z katastru nemovitostí, kde je zapsána budova, kde bude umístěno sídlo (výpis z katastru nemovitostí Vám na požádání poskytneme),
  • Je-li vlastník (nebo jsou-li vlastníci) právnickou osobou, též výpis z OR této právnické osoby.

K členům orgánů společnosti

- pokud má být o rozhodnutí valné hromady (nebo rozhodnutí jediného akcionáře) o volbě členů představenstva nebo dozorčí rady pořízen notářský zápis: - jméno, příjmení, r.č. (datum narození), trvalé bydliště člena orgánu společnosti, - čestné prohlášení člena orgánu společnosti, že je způsobilý k právním úkonům, splňuje podmínky k provozování živnosti dle § 6 z.č. 455/1991 Sb., nenastala u něj skutečnost, jež je překážkou provozování živnosti dle § 8 z. č. 455/1991 Sb., splňuje podmínky dle § 38l obch. zák., a že souhlasí se svým jmenováním do funkce a zápisem do obchodního rejstříku, s úředně ověřeným podpisem (vzor čestného prohlášení a podpisového vzoru Vám na požádání poskytneme), dále, zvláště v případě, kdy je notář požádán též o přípravu návrhu na zápis změn společnosti do OR:

  • je-li člen orgánu společnosti státním příslušníkem členského státu EU: - výpis z evidence trestů nebo rovnocenný doklad vydaný příslušným soudním nebo správním orgánem tohoto státu nebo členského státu posledního pobytu; nevydává-li tento stát výpis z evidence trestů nebo rovnocenný doklad, prohlášení o bezúhonnosti ve smyslu § 6 odst. 1 písm.
  •  živn. zák. učiněné před notářem nebo orgánem členského státu, jehož je občanem, nebo před notářem nebo orgánem členského státu posledního pobytu; tento doklad může být nahrazen dokladem o uznání odborné kvalifikace, pokud prokazuje i splnění podmínky bezúhonnosti; tyto doklady nesmí být starší 3 měsíců; c) není-li člen orgánu společnosti státním příslušníkem ČR nebo jiného členského státu EU: - výpis z Rejstříku trestů ČR a výpis z evidence trestů nebo odpovídající doklad vydaný státem, jehož je člen orgánu společnosti občanem a státy, ve kterých se po dobu nepřetržitě alespoň 3 měsíců zdržoval v posledních 3 letech; tyto doklady nesmí být starší 3 měsíců; k zápisu do obchodního rejstříku být předloženo příslušné povolení k pobytu/vízum.

Další odkazy